Schutz für Whistleblower in Österreich: Das HinweisgeberInnenschutzgesetz kommt

Der Hinweisgeberschutz steht bereits seit einigen Jahren im Fokus der EU. Knapp 2,5 Jahre nach Inkrafttreten der EU-Whistleblower-Richtlinie wurde – mit mehr als sechs Monaten Verspätung – das österreichische HinweisgeberInnenschutzgesetz (kurz „HSchG“) in Begutachtung geschickt und soll im Herbst beschlossen werden.

Wir möchten hier einen kurzen Überblick über die wesentlichen Regelungsinhalte geben:

Was haben Unternehmen vom Hinweisgeberschutz?

Ziel der Whistleblower-Richtlinie ist es, unternehmensinterne Gesetzesverstöße aufzudecken und jenen Personen, die dabei eine wesentliche Rolle spielen, vor negativen Folgen zu schützen. Unternehmen haben dadurch die Chance, rechtzeitig auf internes Fehlverhalten zu reagieren und damit in der Regel auch öffentliche Skandale zu vermeiden.

Sofern ein Hinweisgebersystem eingerichtet ist, dürfen Hinweisgeber:innen nämlich nicht sofort an die Medien gehen, es sei denn, der/die Hinweisgeber:in hat kein Feedback erhalten oder es wurde verabsäumt, fristgerecht Folgemaßnahmen zu treffen.

Letztlich gilt es für Unternehmen, intern und extern den guten Ruf zu wahren und einen "Kulturwandel" hin zu mehr Transparenz, mehr Vertrauen und zufriedenen Mitarbeiter:innen zu schaffen.

Ab wann gilt das neue HinweisgeberInnenschutzgesetz?

In knapp einer Woche läuft die Begutachtungsfrist aus. Man kann daher voraussichtlich bereits mit Ende dieses Jahres mit der Verabschiedung des Gesetzes rechnen. Ab Inkrafttreten des Gesetzes gilt eine sechsmonatige Übergangsfrist. Nach Ablauf dieser Frist haben sämtliche „betroffene Unternehmen“ dem Gesetz entsprechend zu handeln und Hinweisgebersysteme einzuführen.

Wer hat ein Hinweisgebersystem einzuführen?

Unternehmen ab 250 Mitarbeiter:innen und Gemeinden ab 10.000 Einwohner:innen müssen interne Hinweisgebersysteme einrichten. Dies betrifft auch Vereine und Verbände. Ab Dezember 2023 ist die Einrichtung eines Hinweisgebersystems sogar für Unternehmen ab 50 Mitarbeiter:innen verpflichtend. Es ist daher ratsam, sich früh genug mit Hinweisgebersystemen auseinanderzusetzen.

Selbstverständlich kann auch ein Unternehmen mit weniger Mitarbeiter:innen ein Hinweisgebersystem auf freiwilliger Basis einführen.

Wer ist vom Gesetz geschützt?

Der geschützte Personenkreis ist sehr umfangreich und reicht von (ehemaligen) Arbeitnehmer:innen, überlassenen Arbeitskräften, Bewerber:innen und Volontär:innen bis hin zu Leitungs- oder Aufsichtsorganen des Unternehmens. Darüber hinaus sind auch Externe, die in einem Vertragsverhältnis zum Unternehmen stehen, wie etwa Subauftragnehmer und Lieferanten, geschützt.

Welche Hinweise sind geschützt?

Das österreichische HinweisgeberInnenschutzgesetz geht über die EU-Vorgaben hinaus. Neben der Verletzung von Vorschriften der Unionsrechtsakte sind auch Hinweisgeber:innen geschützt, die Korruption aufdecken wollen. Unter Vorschriften der Unionsrechtsakte sind vor allem die Themenfelder Geldwäscherei, Förderungsmissbrauch, Untreue und wettbewerbsbeschränkende Absprachen bei Vergabeverfahren, Verbraucherschutz, Produktsicherheit, Umweltschutz sowie der Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten zu verstehen.

Gemeldet werden können Verstöße gegen entsprechende Rechtsvorschriften sowie erhebliche Missstände und Unregelmäßigkeiten in den genannten Bereichen. Für einen „Nichtjuristen“ ist es natürlich schwer zu differenzieren, welche Rechtsbereiche geschützt sind und welche nicht. Hier hat der Gesetzgeber vorgesorgt: Für die Schutzbedürftigkeit des Hinweisgebers bzw. der Hinweisgeberin ist es ausreichend, wenn er subjektiv annehmen kann, dass seine Hinweise wahr sind und in den Geltungsbereich des HinweisgeberInnenschutzgesetzes fallen. Der Schutz kann unter Umständen daher auch dann bestehen, wenn sich der Hinweisgeber bzw. die Hinweisgeberin geirrt hat. Auch anonyme Hinweise sind zu behandeln.

Wie muss ein Hinweisgebersystem aussehen?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, das Hinweisgebersystem zu gestalten. Dafür kommen vor allem E-Mail basierte, telefonische oder informationsunterstützende Meldesysteme in Frage. Hinweise können aber auch persönlich abgegeben werden.

Wichtig ist, dass die entgegennehmende Stelle unvoreingenommen, unparteiisch und weisungsfrei ist. Dies betrifft auch den Vorschlag von Folgemaßnahmen, welche auch in der Kompetenz des Whistleblowing-Beauftragtens liegen.

Eine Kombination von unterschiedlichen Kanälen ist nicht nur möglich, sondern auch zweckmäßig. Experten empfehlen zusätzlich Online-Plattformen, um korrekte Kommunikation mit den anonymen Hinweisgeber:innen sicherzustellen. Konzerne können auch eine gemeinsame Stelle mit der Einführung eines Hinweisgebersystems beauftragen.

Wie ist mit Meldungen korrekt umzugehen?

Jeder Hinweis muss auf Stichhaltigkeit überprüft werden. Binnen sieben Tagen ab Empfang des Hinweises ist dem/der Hinweisgeber:in eine Bestätigung zu übermitteln. Spätestens drei Monate nach Entgegennahme des Hinweises besteht die Verpflichtung, Feedback abzugeben und den/die Hinweisgeber:in darüber zu informieren, welche Folgemaßnahmen ergriffen wurden bzw. beabsichtigt werden.

Die transparente Darstellung des Prozesses gegenüber der Mitarbeiter:innen ist von besonderer Wichtigkeit – denn nur, wenn man Vertrauen in ein internes Meldesystem und in dessen Vertraulichkeit hat, wird ein Hinweis auch intern bleiben. Wird der Hinweis nämlich nicht intern behandelt, überhaupt kein Meldesystem eingerichtet oder kann sich der/die Hinweisgeber:in nicht auf das Hinweisgebersystem verlassen, wird der/die Hinweisgeber:in den Missstand an die Öffentlichkeit tragen.

Die Leitung der Organisation kann über die Information des Hinweises verständigt werden, die Identität des/der Hinweisgeber:in ist aber jederzeit geheim zu halten.

Können Strafen verhängt werden?

Sollten ungerechtfertigte Vergeltungsmaßnahmen gesetzt werden oder eine Verletzung des Schutzes der Vertraulichkeit eintreten, sieht das Gesetz als Sanktion hohe Geldstrafen in Höhe von EUR 20.000 bis 40.000 vor.

Wie wir unterstützen können

Neben der rechtlichen Beratung im Bereich Compliance und Whistleblowing fungiert unsere Kanzlei als Anlaufstelle für unternehmensinterne und externe Hinweisgeber:innen zur Erfüllung der Verpflichtungen im Sinne des HinweisgeberInnenschutzgesetzes. Wir stehen für Hinweisgeber:innen über sämtliche Kanäle zur Verfügung und bieten auch ein Online-Meldesystem an, welches direkt auf der Unternehmenswebseite implementiert werden kann.

Mit uns als externe Whistleblowing-Beauftragte bieten wir Ihnen eine kompetente und unparteiische Anlaufstelle mit speziell für Compliance und Whistleblowing ausgebildeten Jurist:innen. Wir nehmen als solche Hinweise entgegen, filtern diese und korrespondieren direkt mit den Hinweisgeber:innen.

Darüber hinaus erarbeiten wir Folgemaßnahmen und melden etwaige Missstände an die Geschäftsleitung. Mit dem von uns angebotenen Online-Meldesystem, welches ISO zertifiziert ist, sind Sie auch datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite.

Wir schnüren ein Komplettpaket und unterstützen Sie umfassend bei der Umsetzung des HinweisgeberInnenschutzgesetzes in Ihrem Unternehmen.

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